Kick-off & RACI-Matrix
Nach der Vertragsunterzeichnung das Kick-off-Meeting; die RACI-Matrix (wer ist verantwortlich, wer rechenschaftspflichtig, wer wird konsultiert, wer informiert) wird geschrieben. Die Rollen werden klar.
Ein Anruf,
ein Vertrag, eine Zusage.
Die gesamte Kette liegt nicht bei Ihnen — bei uns.
Vom Konzeptmeeting bis zur Lagerung nach dem Abbau gibt es in einem Messestand-Prozess 17 verschiedene Ansprechpartner, mit denen Marken Kontakt halten müssen: Architekt, Hersteller, Drucker, Spediteur, Zollberater, Messeleitung, Versicherer… Motto Event vereint diese 17 Ansprechpartner unter einem einzigen Projektleiter.
Ihr Projektleiter arbeitet mit Live-Gantt-Diagramm, Risikoboard, Budget-Tracking-Datei und einem wöchentlichen Gesprächsrhythmus. Im einzigen Postfach des Markenteams ist alles sichtbar — nicht das Projekt, das Team aus einer Hand.
Aus einer Hand · Custom
Brand · Übergabe
Vor Ort · Koordination(02) PM-UmfangStatt siebzehn Ansprechpartner
Ein Projektleiter an einem Punkt; Vertreter von Architektur, Produktion, Logistik, Vor-Ort, Zoll und Messeleitung im Namen der Marke.
Statt siebzehn Ansprechpartner
ein einziges Postfach.
Ein Projektleiter an einem Punkt; Vertreter von Architektur, Produktion, Logistik, Vor-Ort, Zoll und Messeleitung im Namen der Marke.Ihr Projektleiter wird nach der Vertragsunterzeichnung benannt und bleibt bis zu dem Tag, an dem der Auslieferungsbericht des Stands aus dem Lager geschrieben wird, derselbe. In diesem Prozess laufen die Kontakte zu Architektenteam, Produktionswerkstatt, Drucklinie, Logistikabteilung, Bauleiter, Versicherer, Zollberater und Messeleitung über ihn. Das Markenteam hat ein einziges Postfach; Fragen gehen an eine Person, Antworten kommen innerhalb von 4 Stunden zurück.
Unsere Arbeitsmethode läuft über ein Live-Gantt-Diagramm, ein Risikoboard (RAID — Risks, Assumptions, Issues, Dependencies), einen wöchentlichen 30-minütigen Status Call und eine Änderungsanforderungs-Datei. Jede Änderung von Budget, Zeitplan und Umfang wird schriftlich freigegeben; ohne den Vertrag zu verlassen, und wird er verlassen, wird die Differenz schriftlich ausgewiesen. Wir setzen eine an die Branche angepasste, disziplinierte Version der PMI/Prince2-Methodologien um.
(03) PM-AblaufVom Unterschriftstag
Jede Phase hat ein Lieferergebnis, einen Kontrollpunkt und eine Marken-Freigabeunterschrift.
Vom Unterschriftstag
bis zum Abbau-Ende sechs Phasen.
Jede Phase hat ein Lieferergebnis, einen Kontrollpunkt und eine Marken-Freigabeunterschrift.— 01
— 02
Masterplan & Gantt
Ein detaillierter Masterplan der Phasen Design, Produktion, Logistik, Vor-Ort und Abbau wird erstellt; das Live-Gantt-Board wird mit dem Markenteam geteilt.
— 03
Risikoboard & RAID-Log
Mögliche Risikothemen (Verzug, Zoll, Materialbeschaffung, Wetterlage) werden vorab gelistet; für jedes Risiko wird ein Mitigationsplan geschrieben.
— 04
Wöchentlicher Rhythmus & Status Call
Ein wöchentlicher 30-Minuten-Rhythmus; die Aufgaben der Woche, Blocker und entscheidungsbedürftige Themen werden durchgesehen. Das Protokoll wird innerhalb von 24 Stunden geteilt.
— 05
Änderungsanforderungs-Management
Anforderungen zu Design-, Zeitplan- oder Umfangsänderungen werden per schriftlicher CR (Change Request) bewertet; die Auswirkung auf Dauer und Kosten wird dem Markenteam vorgelegt.
— 06
Vor Ort + Abbau + Retrospektive
Nach dem Aufbau vor Ort der Eröffnungsbericht, nach dem Abbau der Übergabebericht und das Retrospektive-Meeting; die Erkenntnisse, die zur nächsten Messe mitgenommen werden.
(04) PM-KompetenzenEine disziplinierte Projektlinie —
Jede Kompetenz hat ein konkretes Werkzeug und ein Lieferergebnis; keine PowerPoint-Folie, sondern auf dem Board live laufende Arbeit.
Eine disziplinierte Projektlinie —
kein schicker Slogan.
Jede Kompetenz hat ein konkretes Werkzeug und ein Lieferergebnis; keine PowerPoint-Folie, sondern auf dem Board live laufende Arbeit.Zeitplan
Live-Gantt-Board
Live-Gantt in MS Project / Asana; jede Aufgabe mit Verantwortlichem, Start-Ende und Abhängigkeitsbeziehung.
Risiko
RAID-Log & Risikoboard
Risiken, Annahmen, Probleme und Abhängigkeiten; wöchentlich aktualisiert, mit dem Markenteam geteilt.
Budget
Budget-Tracking-Datei
Vertragszeilen, Ist-Werte, Differenz und freigegebene Änderungen in einer Datei; ohne schriftliche CR keine Ausgabe.
Kommunikation
Wöchentlicher Status Call
Rhythmus von 30 Min.; Agenda + Protokoll + Aktionsliste werden jede Woche geteilt.
CR
Änderungsanforderungs-Management
Design-, Umfangs- und Zeitplan-CRs werden vertragskonform bewertet; die Auswirkungsanalyse schriftlich.
Retrospektive
Bericht nach der Messe
Eröffnungsbericht, NPS, Fotobericht und retrospektive Erkenntnisse; werden zur nächsten Messe mitgenommen.
(05) Warum Motto Event PMEine Unterschrift, eine Garantie.
Das Projektmanagement des Herstellers; es macht vier Punkte möglich, die in vermittelnden Studios nicht möglich sind.
Eine Unterschrift, eine Garantie.
Die siebzehn Anrufe haben wir Ihnen abgenommen.
Das Projektmanagement des Herstellers; es macht vier Punkte möglich, die in vermittelnden Studios nicht möglich sind.01
Ein einziges Postfach
Sie müssen nicht jeweils einzeln an Architekt, Hersteller, Drucker, Spediteur, Zollberater und Messeleitung schreiben. Ein einziger Projektleiter managt sie alle in Ihrem Namen.
02
Schriftliches CR-Regime
Design- oder Umfangsänderungen behandeln wir nicht mündlich, sondern schriftlich. Die Auswirkung der Frage „Wäre das so möglich?“ auf Budget und Zeitplan wird innerhalb von 24 Stunden klar beantwortet.
03
RAID-Disziplin
Wir verfolgen Risiken nicht in einer Excel-Datei, sondern in einem RAID-Log. Jedes Risiko hat einen Eigentümer, einen Mitigationsplan und einen Status; es wird wöchentlich aktualisiert.
04
Retrospektive nach dem Abbau
Nach dem Ende der Messe haben wir kein Meeting, in dem wir „die Müdigkeit abschütteln“, sondern eines, in dem wir die Erkenntnisse für die nächste Messe festhalten. Ist die Disziplin dauerhaft, sinkt die Qualität auch dann nicht, wenn der Projektleiter wechselt.
(06) PM-Zahlen
Die Zahlen der Disziplin.
Der Operationsbericht der in den letzten 12 Monaten gemanagten Projekte.0 Stunden
SLA für E-Mail-Antworten
0%
CR-Freigabe schriftlich statt mündlich
0
Projektleiter — vom Anfang bis zum Ende
0/100
NPS — Marken-Feedback der letzten 12 Monate
(07) Häufige Fragen
Rund um das Projektmanagement.
Häufige Themen zu Vertrag, Zeitplan und Änderungsanforderungsprozessen.Nein. Vom ersten Tag des Vertrags bis zur Retrospektive nach dem Abbau bleibt Ihr benannter Projektleiter derselbe. Nur wenn der Leiter im Urlaub ist, leistet ein informierter Vertreter stundenweise Support; die Person, die Entscheidungen trifft, ist dieselbe.
Ja, über den Change-Request-(CR-)Prozess. Die Anforderung wird schriftlich aufgenommen, die Auswirkungsanalyse (Dauer, Kosten, Risiko) wird innerhalb von 24 Stunden erstellt und nach Freigabe des Markenteams als Vertragszusatz eingearbeitet. Mit mündlicher Freigabe vorangetriebene Arbeit bedeutet nicht abgerechnete Arbeit.
Vertragszeilen, Ist-Werte und Differenz werden in der Budgetdatei jede Woche aktualisiert. Sobald die Möglichkeit besteht, den Vertrag zu verlassen, wird das dem Markenteam vorab gemeldet; eine Überraschungsrechnung widerspricht unserem Prinzip.
Während des Build-up sind Bauleiter und Projektleiter in einer WhatsApp-Gruppe in stündlichem Kontakt. Das Markenteam ruft eine einzige Nummer an; der Eingriff vor Ort ist Teil des gemanagten Prozesses.
Wöchentliches Status-Call-Protokoll, RAID-Log-Aktualisierung, Budget-Tracking-Datei, Bericht zur letzten Vorbereitung vor dem Build-up, Übergabebericht am Eröffnungstag und die Retrospektive nach dem Abbau. Alle Berichte werden in Ihrem verschlüsselten Projektboard archiviert.
Ja, unsere markenorientierte Arbeitsweise ist das von uns bevorzugte Modell. Der jährliche Messekalender einer Marke (z. B. 4 Messen) wird unter einem einzigen Projektleiter geplant; die Erkenntnis aus der Retrospektive jeder Messe wird in die nächste übertragen.